Wydarzenie to jest dla firmy nie tylko niepowtarzalną okazją do zaprezentowania swojej kreatywności i unikalnego podejścia; To także praca wymagająca umiejętności doskonałej koordynacji wielu elementów, takich jak planowanie, realizacja i koordynacja różnych działań. Planując wydarzenie, zwłaszcza przed samym wydarzeniem, możesz spodziewać się dużo pracy i zapewne wielu napięć, ale jeśli będziesz realizował zadania punkt po punkcie, uzyskasz niesamowity efekt. Od czego zacząć? W tym poście pokażemy Ci, jak zorganizować wspaniałe wydarzenie w 15 prostych krokach.
1. Dobra organizacja
To przede wszystkim umiejętność łączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, wymagająca twórczej pomysłowości i wyobraźni, starannego planowania, umiejętności przewidywania pewnych zdarzeń i sytuacji, zarówno systematyczności, jak i cierpliwości.
2. Spisz w punktach
Twórz scenariusze wydarzeń na temat tego, co stanie się później. Oznacza to, że wszyscy w Twoim zespole znają swoje obowiązki, a także ułatwia współpracę z różnymi podwykonawcami. Następnie zacznij krok po kroku realizować swoje cele.
3. Wybierz termin
Twoje wydarzenie. Ustalając konkretną datę i lokalizację, weź pod uwagę zarys i temat spotkania. Przed konferencją prasową, pokazem, warsztatem czy galą należy podjąć wiele decyzji. Data musi zostać zmodyfikowana w celu dostosowania do odbiorcy wydarzenia. Przed ustaleniem daty ważne jest również sprawdzenie, czy w tym samym czasie nie odbywa się inne ważne wydarzenie.
4. Wybierz odpowiednie miejsce
Atrakcyjna jest nie tylko lokalizacja, ale także wystrój wnętrz, pasujący do tematyki wydarzenia. Rozważ odpowiedni układ sali w zależności od tematu spotkania. Zupełnie inaczej jest w przypadku konferencji prasowych, warsztatów, gal i aktywnych konferencji tylko dla kobiet.
5. Poinformuj uczestników
O nadchodzących wydarzeniach. Przygotowanie do wydarzenia wymaga ciągłej komunikacji z uczestnikami i skutecznych kanałów dostarczania aktualnych informacji. Obecnie najszybszym i najtańszym środkiem komunikacji jest Internet.
6. Stwórz stronę www
Dodaj wszystkie wiadomości, formularze rejestracyjne, informacje o cenach, biografie prelegentów, aktualne programy i nie tylko. Pamiętaj, aby powiadomić nas o wszelkich zmianach. Ostatecznie będziesz musiał poinformować uczestników o swoim wydarzeniu na swojej stronie internetowej.
7. E-mailem lub pocztą
Niektórzy wolą być powiadamiani o nadchodzących wydarzeniach w tradycyjny sposób, dlatego wyślij im zaproszenie na wydarzenie. Każdy ma dostęp do Internetu i korzysta z niego niemal cały czas, jednak niestety nie każdy ma czas na przeglądanie serwisu w poszukiwaniu naszych wydarzeń. Zwłaszcza jeśli organizujesz je po raz pierwszy. Zalecamy utworzenie własnej bazy danych e-mail. Można go łatwo utworzyć za pomocą dedykowanego formularza w sieci. Nie zapomnij o RODO.
8. Prestiż wydarzenia
Możesz go zbudować, promując go. Ważna jest odpowiednia promocja. Mają szerokie spektrum. Zacznij reklamować się w mediach tradycyjnych. Im więcej gazet napisze o Twoim wydarzeniu i im więcej wywiadów uzyskasz od organizatorów, tym lepiej. Prosimy o korzystanie z Internetu do komunikacji i różnych stron informacyjnych o wydarzeniach. Oto kilka przykładów, jak zorganizować wydarzenie.
9. Znajdź patronów
W mieście, w którym odbędzie się wydarzenie. Byłoby miło, gdyby znalazł się pod patronatem prezydenta tego miasta. Aby wyróżnić autorytatywne obiekty, możesz poprosić władze o przyznanie dostępu do autorytatywnych obiektów. Skontaktuj się także z mediami i poproś o ich wsparcie. Przygotowywanie i wysyłanie materiałów informacyjnych, prowadzenie konferencji prasowych, korzystanie z mediów społecznościowych, nagrywanie filmów, prezentowanie zwiastunów, przeprowadzanie konkursów. Wszystko po to, aby skutecznie wypromować Twoje wydarzenie.
10. Zaproś kogoś ciekawego
Spraw, aby Twoje wydarzenie było wyjątkowe. Może to być osoba znana i szanowana, która idealnie wpasuje się w tematykę Twojego wydarzenia. Daje to szansę na przyciągnięcie większej liczby gości.
11. Poinformuj media
Najlepiej zrobić to maksymalnie dwa razy. Nie ma sensu bombardować jej większą liczbą zaproszeń, bo może to przynieść odwrotny skutek niż zamierzałeś. Zaproszenia zostaną rozesłane na tydzień przed wydarzeniem.
12. Forma zaproszenia
Zaproszenie powinno zawierać podstawowe informacje. Kto, gdzie, kiedy i dlaczego zostaniesz zaproszony na wydarzenie? Zachęcaj do udziału – podaj wszelkie informacje, które uznasz za szczególnie interesujące. Zaproszenie nie powinno być długie, powinno mieścić się na jednej stronie i mieć ciekawą formę graficzną. Weź pod uwagę nietradycyjne formaty dystrybucji. Taki zabieg z pewnością sprawi, że Twoje wydarzenie będzie wyjątkowe.
13. Przygotuj siebie i innych
Wybierając prelegenta, szukaj kogoś, kto jest dobrze przygotowany merytorycznie. Nie ma jednej osoby, która jest świetna we wszystkim, ale w idealnym przypadku jest ona w stanie odpowiedzieć na większość pytań pojawiających się podczas konferencji. Na konferencji prasowej nie powinno być zbyt wielu przemówień. 2-4 osoby wystarczą, a dziennikarze nie będą się nudzić.
14. Materiały dla uczestników
Przed rozpoczęciem wydarzenia każdy uczestnik musi otrzymać komplet informacji, o których mowa. Powinno zawierać: program wydarzenia, podstawowe informacje wyjaśniające, dlaczego ten temat zostanie poruszony, krótką informację o prelegentach oraz dane kontaktowe wszystkich osób, które mogą udzielić dalszych informacji.
15. Po wydarzeniu
Zbierz wizytówki i dane kontaktowe od osób, które uczestniczyły w Twoim wydarzeniu, i wyślij im notatkę z podziękowaniami (możesz to również zrobić e-mailem). Istnieje także możliwość przesłania dodatkowych materiałów. Prześlemy informację prasową do redakcji, dziennikarzy i innych instytucji, które mogą być zainteresowane tym tematem, a nie przybyły na konferencję. To jest bardzo ważne. Pamiętaj, że może się zdarzyć nieprzewidywalne. Twoim celem jest wykonanie zadania. Każde niedociągnięcie staje się doświadczeniem, z którego można wyciągnąć wnioski i na pewno się czegoś nauczyć. Mamy nadzieję, że przygotowany przez nas materiał dotyczący organizacji dobrego wydarzenia w 15 prostych krokach okazał się pomocny. Życzymy wszystkiego najlepszego w Twoich wysiłkach.
