Termin zapłaty faktury to kluczowy element w relacjach biznesowych, który wpływa na płynność finansową przedsiębiorstw. W artykule omówimy terminy zapłaty między przedsiębiorcami oraz w przypadku podmiotów publicznych, a także skutki zatorów płatniczych. Dowiesz się również, jak obliczać odsetki za opóźnienia oraz jakie obowiązki mają przedsiębiorcy w zakresie sprawozdań o terminach zapłaty.
Termin zapłaty w transakcjach handlowych
W polskich przepisach termin zapłaty faktury jest ściśle regulowany, aby ograniczyć zjawisko, jakim są zatory płatnicze. Określenie jasnych terminów w obrocie gospodarczym pomaga przedsiębiorcom w planowaniu płynności finansowej oraz zabezpiecza ich przed nadmiernym wydłużaniem oczekiwania na zapłatę. Regulacje obejmują zarówno relacje pomiędzy przedsiębiorcami, jak i transakcje, w których dłużnikiem jest podmiot z sektora publicznego. Znajomość tych zasad jest kluczowa dla prawidłowego zarządzania zobowiązaniami i należnościami.
Jakie są terminy zapłaty między przedsiębiorcami?
Pomiędzy przedsiębiorcami standardowy termin zapłaty w transakcjach handlowych nie powinien przekraczać 60 dni od dnia doręczenia faktury lub rachunku dokumentującego dostawę towaru lub wykonanie usługi. Wyjątkowo, strony mogą ustalić inny termin w umowie, ale nie może on być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Przekroczenie tego terminu stanowi podstawę do naliczenia odsetek za opóźnienie oraz ewentualnej windykacji należności.
W praktyce często spotyka się przypadki, gdy umowy przewidują krótsze terminy płatności, np. 14 lub 30 dni, co jest korzystne dla wierzyciela. Jednakże, jeśli nie określono innego terminu, obowiązuje domyślny okres 60 dni. Faktura jest podstawowym dokumentem wyznaczającym początek biegu tego terminu, a jej data wystawienia lub doręczenia stanowi punkt odniesienia dla obu stron transakcji.
Jakie są terminy zapłaty, kiedy dłużnikiem jest podmiot publiczny?
W przypadku, gdy stroną zobowiązaną do zapłaty jest podmiot publiczny, obowiązują surowsze wymogi. Termin zapłaty nie może przekraczać 30 dni od dnia doręczenia faktury lub rachunku. Ma to na celu ochronę przedsiębiorców przed długotrwałym oczekiwaniem na płatność ze strony administracji, szkół, urzędów czy innych instytucji sektora publicznego.
Wyjątek stanowią podmioty lecznicze będące jednostkami sektora finansów publicznych – w ich przypadku maksymalny termin zapłaty wynosi 60 dni. Przekroczenie tych terminów uprawnia wierzyciela do naliczania odsetek ustawowych oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Przepisy te mają na celu poprawę bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i ograniczenie zjawiska zatorów płatniczych w relacjach z podmiotami publicznymi.
Zatory płatnicze i ich wpływ na przedsiębiorców
Zatory płatnicze stanowią poważne zagrożenie dla stabilności finansowej firm, zwłaszcza w sektorze MŚP. Opóźnienia w regulowaniu należności skutkują problemami z bieżącym finansowaniem działalności, utrudniają inwestowanie oraz zwiększają ryzyko bankructwa. Przedsiębiorcy narażeni na długotrwałe oczekiwanie na płatność często są zmuszeni do korzystania z kosztownych form finansowania zewnętrznego.
Skala problemu jest znacząca – według danych rynkowych, nawet ponad 60% przedsiębiorców doświadcza opóźnień w płatnościach od kontrahentów. Wprowadzenie ustawowych terminów zapłaty, obowiązku składania sprawozdań oraz możliwości naliczania rekompensat ma na celu ograniczenie negatywnego wpływu zatorów na gospodarkę.
Jak zatory płatnicze wpływają na płynność finansową firm?
Kiedy należności nie są regulowane w terminie, firma traci możliwość swobodnego dysponowania środkami finansowymi. Oznacza to konieczność przesuwania własnych płatności, opóźnienia w regulowaniu wynagrodzeń lub zakupu towarów i usług, a także ryzyko naruszenia warunków umów z dostawcami. Płynność finansowa przedsiębiorców zostaje zaburzona, co może prowadzić do narastania własnych zobowiązań i spirali zadłużenia.
Przedłużające się zatory płatnicze wymuszają na firmach podejmowanie dodatkowych działań, takich jak korzystanie z usług firm windykacyjnych, factoring czy zaciąganie kredytów krótkoterminowych. Te rozwiązania generują koszty, które mogą obniżyć rentowność przedsiębiorstwa. Dlatego tak istotne jest monitorowanie terminów płatności oraz skuteczne egzekwowanie należności.
Odsetki za opóźnienie w płatnościach
Prawo przewiduje, że odsetki za opóźnienie w płatności należności handlowych przysługują wierzycielowi automatycznie, bez potrzeby uprzedniego wezwania dłużnika. Wysokość odsetek ustawowych zależy od rodzaju kontrahenta i aktualnej stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego (NBP). W 2025 roku stopa referencyjna NBP wynosi 5,75%, co bezpośrednio wpływa na stawkę odsetek.
Wysokość odsetek ustawowych jest różna dla transakcji z podmiotami publicznymi i innymi przedsiębiorcami. W przypadku podmiotów publicznych leczniczych wynosi ona sumę stopy NBP i 8 punktów procentowych, czyli 13,75% w 2025 roku. Natomiast dla pozostałych kontrahentów – suma stopy NBP i 10 punktów procentowych, czyli 15,75%. Strony nie mogą ustalać odsetek wyższych niż przewiduje ustawa.
Jak oblicza się odsetki ustawowe za przedłużony termin płatności?
Obliczenie odsetek ustawowych jest procesem prostym, ale wymaga znajomości aktualnej stopy referencyjnej NBP oraz określenia liczby dni opóźnienia. Podstawą do naliczenia odsetek jest kwota wymagalnego świadczenia oraz liczba dni, które upłynęły od daty przekroczenia ustawowego lub umownego terminu płatności.
Wzór na odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych przedstawia się następująco: kwota należności × (stawka odsetek rocznych / 365) × liczba dni opóźnienia. Należy pamiętać, że odsetki przysługują od dnia następnego po terminie płatności określonym w fakturze lub umowie. W przypadku braku ustalonego terminu, odsetki można naliczać po 30 lub 60 dniach, w zależności od typu dłużnika.
Odsetki za opóźnienie przysługują wierzycielowi bez wezwania, a ich wysokość zależy od aktualnej stopy referencyjnej NBP oraz rodzaju kontrahenta.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Oprócz odsetek ustawowych, wierzyciel ma prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jest to dodatkowe świadczenie pieniężne, które można naliczyć od pierwszego dnia opóźnienia w zapłacie należności. Wysokość rekompensaty uzależniona jest od wartości świadczenia pieniężnego wynikającego z faktury lub umowy.
W praktyce rekompensata wynosi:
- 40 euro – gdy wartość należności nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro – dla świadczeń powyżej 5 000 zł i nieprzekraczających 50 000 zł,
- 100 euro – gdy należność przekracza 50 000 zł,
- należy się ona od momentu, gdy odsetki stają się wymagalne, nawet jeśli wierzyciel nie poniósł rzeczywistych kosztów windykacji.
Obowiązki przedsiębiorców w zakresie sprawozdań o terminach zapłaty
Od 2021 roku część przedsiębiorców objęta jest obowiązkiem składania sprawozdań o terminach zapłaty. Dotyczy to podatników o przychodach przekraczających 50 milionów euro w poprzednim roku obrotowym. Celem tego wymogu jest zwiększenie przejrzystości w zakresie praktyk płatniczych oraz ograniczenie możliwości nadużyć w dużych podmiotach gospodarczych.
W sprawozdaniach należy wykazać m.in. liczbę i wartość transakcji, w których termin zapłaty przekroczył ustawowe limity, a także informacje o stosowanych praktykach płatniczych. Dane te są publikowane przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, co pozwala kontrahentom na ocenę wiarygodności płatniczej dużych firm.
Postępowanie nakazowe w dochodzeniu roszczeń
W przypadku braku zapłaty w terminie, przedsiębiorca może skorzystać z postępowania nakazowego przed sądem. Jest to uproszczona i przyspieszona procedura dochodzenia roszczeń z tytułu niezapłaconych faktur lub innych zobowiązań pieniężnych. Nakaz zapłaty wydany w tym trybie ma skutki prawomocnego wyroku, jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu w terminie.
Pierwsze posiedzenie sądowe w sprawie powinno odbyć się w ciągu 2 miesięcy od wniesienia pozwu. Egzekucja komornicza może być podjęta bezpośrednio na podstawie nakazu, co znacząco skraca czas odzyskania należności.
Dochodzenie roszczeń w postępowaniu nakazowym pozwala na szybką i skuteczną egzekucję wierzytelności bez konieczności długotrwałego procesu sądowego.
Co warto zapamietać?:
- Standardowy termin zapłaty między przedsiębiorcami wynosi maksymalnie 60 dni, z możliwością ustalenia krótszego terminu w umowie.
- W przypadku podmiotów publicznych, termin zapłaty nie może przekraczać 30 dni, z wyjątkiem podmiotów leczniczych, gdzie wynosi 60 dni.
- Ponad 60% przedsiębiorców doświadcza opóźnień w płatnościach, co wpływa na ich płynność finansową i stabilność.
- Odsetki za opóźnienie przysługują automatycznie, a ich wysokość wynosi 15,75% dla przedsiębiorców i 13,75% dla podmiotów publicznych leczniczych w 2025 roku.
- Wierzyciel ma prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, która wynosi od 40 euro do 100 euro w zależności od wartości należności.
