Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów w działalności gospodarczej. Jej poprawne wystawienie jest kluczowe zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla nabywcy. W artykule przedstawimy, jakie dane są niezbędne do prawidłowego wystawienia faktury oraz jakie zmiany czekają nas w związku z wprowadzeniem e-faktur. Zapraszamy do lektury!
Co to jest faktura i kto może ją wystawiać?
Faktura to dokument księgowy, który potwierdza dokonanie transakcji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Jest ona nieodzownym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, umożliwiającym rozliczenie podatku VAT. Fakturę może wystawić każdy przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT. W Polsce obowiązek wystawienia faktury dotyczy sprzedaży towarów i usług oraz wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.
Warto podkreślić, że faktury mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Elektroniczne faktury zyskują na popularności dzięki łatwości ich przesyłania i archiwizowania. Ważne jest, aby odbiorca faktury wyraził zgodę na jej otrzymywanie w formie elektronicznej.
Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze?
Faktura VAT musi zawierać szereg ściśle określonych elementów, które zostały opisane w ustawie o podatku od towarów i usług. Podstawowe dane, które muszą znaleźć się na każdej fakturze, to:
- data wystawienia faktury,
- kolejny numer faktury,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika oraz nabywcy,
- adresy podatnika i nabywcy,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i nabywcy,
- data dokonania dostawy lub wykonania usługi,
- nazwa towaru lub usługi,
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku VAT,
- kwota podatku VAT,
- kwota należności ogółem.
W przypadku faktur zawierających specjalne procedury takie jak metoda kasowa czy mechanizm podzielonej płatności, na dokumencie muszą znaleźć się odpowiednie adnotacje.
Faktura imienna – kiedy jest stosowana?
Faktura imienna to dokument wystawiany na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Jest ona alternatywą dla paragonu, gdy klient zażyczy sobie fakturę. Taka faktura zawiera podobne elementy jak standardowa faktura VAT, jednak nie zawsze wymaga podania NIP-u nabywcy.
Warto wiedzieć, że żądanie wystawienia faktury imiennej przez konsumenta musi zostać zgłoszone w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano zakupu. W przeciwnym razie sprzedawca nie jest zobowiązany do jej wystawienia.
Faktury zaliczkowe i ich zastosowanie
Faktura zaliczkowa jest wystawiana w sytuacji, gdy sprzedawca otrzymuje zaliczkę przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Jej celem jest udokumentowanie wpłaconej zaliczki oraz umożliwienie rozliczenia podatku VAT. Faktura zaliczkowa zawiera dane dotyczące nabywcy i sprzedawcy, kwotę zaliczki oraz wysokość podatku od tej kwoty.
W przypadku, gdy transakcja zostanie zrealizowana w kilku etapach z różnymi zaliczkami, każda z nich musi być udokumentowana odrębną fakturą zaliczkową. Na końcowej fakturze sprzedażowej konieczne jest uwzględnienie wszystkich wcześniejszych zaliczek.
Od 2026 roku obowiązkowe e-faktury – co to oznacza?
Od 2026 roku faktury będą musiały być wystawiane w formie elektronicznej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Zmiana ta ma na celu ułatwienie rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie przejrzystości obrotu gospodarczego. Wprowadzenie e-faktur będzie odbywać się etapami, począwszy od dużych firm, a kończąc na mikroprzedsiębiorcach.
System KSeF pozwoli na automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich transakcji oraz łatwiejsze ich przetwarzanie. Faktury będą musiały być zgodne z nowym standardem FA(3), który wprowadza szereg udoskonaleń, takich jak możliwość przypisywania dodatkowych oznaczeń czy lepsze wsparcie dla transakcji międzynarodowych.
Jakie korzyści przyniesie wprowadzenie e-faktur?
Wprowadzenie e-faktur przyniesie wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej. Automatyzacja procesu fakturowania pozwoli na:
- redukcję błędów przy wystawianiu faktur,
- przyspieszenie rozliczeń VAT,
- łatwiejsze zarządzanie dokumentami,
- oszczędność czasu i zasobów związanych z przetwarzaniem papierowych dokumentów.
Dodatkowo, system KSeF umożliwi łatwiejszą kontrolę nad kosztami oraz poprawi płynność finansową przedsiębiorstw dzięki szybkiemu dostępowi do danych finansowych.
Jak przechowywać faktury?
Faktury muszą być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przechowywanie może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, niezależnie od pierwotnej formy faktury.
Administracja skarbowa akceptuje praktykę przechowywania zeskanowanych faktur w formacie PDF, JPG czy TIFF. Ważne jest, aby dokumenty były przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność oraz czytelność przez cały okres przechowywania.
Co warto zapamietać?:
- Faktura to kluczowy dokument w działalności gospodarczej, potwierdzający transakcję i umożliwiający rozliczenie VAT.
- Obowiązkowe dane na fakturze to m.in. data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, opis towaru/usługi oraz kwoty netto i VAT.
- Od 2026 roku wprowadzenie obowiązkowych e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ma na celu uproszczenie rozliczeń podatkowych.
- Korzyści z e-faktur to m.in. redukcja błędów, przyspieszenie rozliczeń VAT oraz oszczędność czasu przy zarządzaniu dokumentami.
- Faktury należy przechowywać przez 5 lat, a ich forma (papierowa lub elektroniczna) nie wpływa na obowiązek archiwizacji.
