Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce to ważny krok w kierunku pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów księgowych. Nowe przepisy, które zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, wprowadzą wiele zmian, a przedsiębiorcy muszą być na nie przygotowani. W artykule omówimy, jak przygotować się na nadchodzące zmiany oraz jakie korzyści niesie ze sobą KSeF.
Od kiedy obowiązkowy Krajowy System e-Faktur?
Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT w Polsce, których roczny obrót przekracza 200 milionów złotych. Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku system obejmie także pozostałych przedsiębiorców, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.
Warto podkreślić, że system ten zastąpi tradycyjne faktury papierowe oraz dotychczasowe formy elektroniczne, co wymaga od przedsiębiorców dostosowania swoich systemów księgowych i procesów do nowych wymogów. Ostatecznie, od 1 stycznia 2027 roku, nawet najmniejsze firmy będą musiały wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.
Proces wdrażania KSeF
Wdrożenie KSeF to proces rozłożony na kilka etapów, co ma na celu umożliwienie przedsiębiorcom dostosowania się do nowych wymagań. Pierwszym krokiem jest przygotowanie techniczne, które polega na aktualizacji systemów księgowych i przeszkoleniu pracowników. W tym celu Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, które umożliwiają wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Przedsiębiorcy muszą również zadbać o odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu, co obejmuje m.in. uwierzytelnienie się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. Ważne jest również, aby firmy zaczęły testować nowe rozwiązania przed ich pełnym wdrożeniem, aby zminimalizować ryzyko błędów.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczna platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co eliminuje konieczność jej przesyłania w formie papierowej czy tradycyjnych plików PDF.
Dzięki temu rozwiązaniu wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, co gwarantuje ich autentyczność i bezpieczeństwo. KSeF ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów, przyspieszenie rozliczeń podatku VAT oraz ograniczenie ryzyka nadużyć podatkowych.
E-faktury i ich zalety
E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane, przygotowane są w jednolitym formacie XML, co pozwala na ich automatyczne odczytywanie i przetwarzanie przez systemy księgowe. Dzięki temu dane na fakturach są spójne, porównywalne i łatwe do weryfikacji. Faktura ustrukturyzowana staje się ważna w momencie nadania jej numeru identyfikacyjnego przez KSeF.
To podejście przyspiesza rozliczenie podatku VAT, minimalizuje błędy w dokumentach oraz ogranicza ryzyko nadużyć podatkowych. Wprowadzenie KSeF ma również na celu uszczelnienie systemu podatkowego i poprawę płynności obiegu dokumentów.
Jak przygotować się do korzystania z KSeF?
Przygotowanie do korzystania z KSeF wymaga od przedsiębiorców kilku istotnych kroków. Po pierwsze, konieczne jest dostosowanie oprogramowania księgowego, które umożliwi integrację z systemem e-faktur. Warto również przeszkolenie pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie i odbieranie faktur w nowym formacie.
Ponadto, przedsiębiorcy powinni zapoznać się z funkcjonalnościami systemu, takimi jak możliwość dołączania załączników do faktur czy korzystanie z trybu offline24, który umożliwia wystawianie faktur nawet bez połączenia z internetem. Ważne jest również, aby firmy rozpoczęły testy i integrację z systemem, aby uniknąć problemów w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów.
Wymagania techniczne i uprawnienia
Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorcy muszą posiadać odpowiednie uprawnienia do korzystania z systemu. Wymaga to uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą korzystać z KSeF na podstawie posiadanych przez siebie uprawnień właścicielskich.
Jeśli firma nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego, konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego pisemnego zawiadomienia ZAW-FA, w którym zostaną wskazane dane osoby delegowanej do obsługi KSeF. Warto pamiętać, że osoby fizyczne zarejestrowane jako podatnicy VAT otrzymują automatyczne uprawnienie właścicielskie do korzystania z KSeF.
Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF?
Od 1 lutego 2026 roku, do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą zobowiązani wszyscy podatnicy VAT prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski. Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych.
Z KSeF będą musieli korzystać także podatnicy zwolnieni z VAT, jeśli wystawiają faktury. Obowiązek nie ominie także podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce. W praktyce oznacza to, że każda firma wystawiająca faktury będzie musiała dostosować swoje procesy do nowych zasad wynikających z ustawy o VAT.
Wyjątki i odroczenia
Ministerstwo Finansów wprowadziło pewne wyjątki i odroczenia, aby ułatwić przedsiębiorcom wdrożenie nowych przepisów. Na przykład, obowiązek wystawiania faktur w KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł.
Ponadto, do końca 2026 roku, przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących, a także nie będą karani za ewentualne błędy we wdrożeniu KSeF. Jednak po tym okresie, sankcje za niedopełnienie obowiązków będą mogły wynosić nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze.
Korzyści z korzystania z KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców i administracji skarbowej. Po pierwsze, KSeF umożliwia szybkie i automatyczne przetwarzanie faktur, co przyspiesza obieg dokumentów i upraszcza rozliczenia podatku VAT.
Dzięki centralizacji rejestracji faktur, system zapewnia pełną transparentność danych między przedsiębiorcami a administracją skarbową, co minimalizuje ryzyko nadużyć podatkowych. Ponadto, przedsiębiorcy zyskują możliwość zwolnienia z obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej, co obniża koszty związane z archiwizacją dokumentów.
Skrócenie terminu zwrotu VAT
Jedną z istotnych korzyści płynących z korzystania z KSeF jest skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. To znacząco poprawia płynność finansową przedsiębiorców, co jest szczególnie ważne dla firm o dużych obrotach.
Dodatkowo, system umożliwia automatyczne generowanie i pobieranie faktur, co zwiększa efektywność procesów księgowych. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od momentu wystawienia, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych i łatwy dostęp do dokumentów w przypadku kontroli podatkowej.
Co warto zapamietać?:
- KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podatników VAT z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł; od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych.
- Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji systemów księgowych, przeszkolenia pracowników oraz uzyskania uprawnień, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany.
- Korzyści z KSeF: automatyczne przetwarzanie faktur, pełna transparentność danych, brak konieczności przechowywania faktur w formie papierowej oraz skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
- Przedsiębiorcy muszą rozpocząć testy i integrację z systemem KSeF, aby uniknąć problemów po wprowadzeniu nowych przepisów.
- Wyjątki: obowiązek KSeF odroczony do 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych przedsiębiorców z miesięczną sprzedażą poniżej 10 tys. zł; brak kar za błędy do końca 2026 roku.
